Subtotales

Los subtotales constituyen una manera rápida y sencilla de resumir datos en listado. No es necesario crear fórmulas. Excel crea la fórmula, inserta las filas correspondientes al subtotal y al total y efectúa un esquema de los datos, automáticamente. Así, los datos resultantes son fáciles de formatear, colocar en un gráfico e imprimir. En resumen, añade líneas de subtotal a columnas de la lista.

Los subtotales se utilizan cuando trabaja con listas de datos ordenadas. Sirven para realizar cálculos totales y parciales de dichas listas.

Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.  

Para insertar subtotales

1.- Se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. Después pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga números.

2.- Seleccionar todas las celdas que contienen datos y abrir el cuadro de diálogo Subtotales (menú Datos, comando Subtotales).

3.- En el cuadro de diálogo Subtotales puede elegir la columna en la que desea basar los subtotales, el cálculo de resumen que desea realizar y la columna o columnas que contienen los valores que deben resumirse. 

Cuando se agregan subtotales a una hoja de cálculo, Excel también define grupos tomando como base las filas usadas para calcular los subtotales. Las agrupaciones forman un esquema de su hoja de cálculo según los criterios usados para crear los subtotales. Todas las filas que contienen productos de mobiliario aparecen en un grupo, las filas que contienen herramientas en otro, etc. La sección de esquema de la parte izquierda de la hoja de cálculo contiene controles que puede utilizar para mostrar u ocultar grupos de filas.

En la sección de esquema se pueden encontrar tres tipos de controles:

Botones Ocultar detalles    Cuando las filas de un grupo están visibles, aparece un botón para ocultar detalles  junto a dicho grupo.

Botones Mostrar detalles    Cuando se oculta un grupo de filas, el botón que aparece junto al grupo cambia y se transforma en un botón para mostrar detalles . Al hacer clic en un botón Mostrar detalles se restauran las filas de ese grupo y aparecen en la hoja de cálculo.

Botones Nivel    Cada uno de los botones de nivel numerados representa un nivel de organización dentro de una hoja de cálculo; al hacer clic en un botón de nivel se ocultan todos los niveles de detalle situados debajo del botón en el que se hace clic.

La tabla siguiente identifica los tres niveles de organización del gráfico anterior.

NIVEL	DESCRIPCIÓN
1	Total general
2	Subtotales de cada grupo
3	Filas de la hoja de cálculo

Al hacer clic en el botón de nivel 2 se ocultarían las filas que contuvieran datos sobre las ventas de productos concretos, pero quedarían visibles en la hoja de cálculo la fila del total general (nivel 1) y todas las filas que contienen los subtotales de cada producto (nivel 2).

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De La Cruz Miranda Cesia Ruth

N.L.09

Reflexiones:

Los subtotales nos sirven para resumir los datos de una lista de datos numéricos. Agrupa todos sus grupo y suma los valores numéricos que tiene en el, para así ir dejando cada vez menos grupos y un solo resultado. Los subtotales nos sirven mucho en la elaboración de cantidades respecto a un mismo tema. Como podría ser las temperaturas que hay en una misma semana, si se repite la misma temperatura algún día de la misma semana se agruparía y se aria el subtotal de esa semana. También en el ingreso de una tienda cada mes durante 6 años etc. Pudiendo agregar o quitar grupos que necesitemos en ese momento. 

Los subtotales nos sirven para muchas cosas en común y es una buena herramienta que nos ayuda a la fácil manejo de muchos datos que son necesarios.